La preuve des charges locatives imputées au locataire : la mise à disposition des pièces ne suffit plus.

La loi dite « Pinel » du 18 juin 2014 a encadré plus drastiquement les obligations du bailleur pour protéger les droits du locataire. Elle a imposé des mesures salutaires dont celles relatives aux charges locatives en matière de baux commerciaux. Avant de s’engager et de conclure un bail commercial, le consentement du locataire doit être éclairé, en ce qu’il doit pouvoir évaluer le montant prévisible des charges qui lui seront imputées et mesurer le poids financier de la location charges comprises.

Le bailleur ne peut plus imputer généreusement des charges en s’abritant derrière une formulation trop générale du bail. Ce qui est vrai pour les charges, l’est aussi pour les impôts, taxes, redevances, relatifs aux locaux mis à la disposition du preneur.

L’article L.145-40-2 du code de commerce est venu imposer au bailleur un inventaire « précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail » supportés par le locataire.

Le bailleur a l’obligation d’adresser chaque année le récapitulatif des charges, taxes, impôts et redevances de l’année pour opérer une régularisation des comptes de charges en faveur du bailleur ou en faveur du locataire.

La date de la régularisation des comptes de charges est différente. Pour un immeuble en copropriété, la régularisation des charges doit intervenir dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété communiqué au bailleur par le syndic de copropriété. Pour un immeuble qui n’est pas soumis au statut de la copropriété, la régularisation des comptes de charges doit être communiquée au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle de l’exercice concerné.

Le locataire qui souhaitait savoir ce qui lui était précisément facturé et ce qui justifiait la régularisation des charges en sa défaveur ou en sa faveur, se voyait répondre que les justificatifs étaient à disposition et qu’il fallait venir les consulter.

La réponse était dissuasive. Par un arrêt du 29 janvier 2026, la Cour de cassation est venue mettre un terme à cette pratique déséquilibrée, et il faut bien le dire un peu facile, en affirmant que la mise à disposition des justificatifs par le bailleur ne suffit plus. Le bailleur doit désormais communiquer au locataire toutes les pièces justificatives correspondant aux charges, taxes, impôts et redevances qu’il réclame, qu’il s’agisse de factures ou de tout autre élément à l’appui de la demande de régularisation. Il ne peut plus se contenter d’un tableau récapitulatif parfois vague accompagné ou non d’un document succinct, sans distinction des dépenses engagées poste par poste avec les montants (Cass. 3^e civ., 29 janvier 2026, n°24-16.270).

La troisième chambre civile de la Cour de cassation rappelle une règle générale du droit des obligations selon laquelle celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver (article 1353 du code civil). Cette règle générale s’applique au bailleur qui prétend détenir une créance au titre des charges récupérées sur le locataire. Il doit prouver la réalité de sa créance.

Cette règle de droit est le socle juridique des contentieux en restitution des charges locatives depuis longtemps, mais la nouveauté réside dans le fait que la Cour de cassation rappelle ce principe de base, et consacre l’obligation pour le bailleur d’adresser tous les justificatifs des charges, taxes, redevances, réclamés au locataire. Les justificatifs succincts ou abscons ne sont pas suffisamment probants. Jusque-là, on considérait que le bailleur avait rempli son obligation d’information du locataire par la simple mise à disposition des éléments matériels. C’est la fin de la simplicité ; le bailleur doit désormais tout adresser au locataire en veillant à utiliser un mode de communication des pièces qui permet d’avoir la preuve de l’envoi. La lettre recommandée AR reste le moyen le moins onéreux. L’assistance d’un commissaire de justice est utile en dernier recours.

Le bailleur a tout intérêt à se soumettre à ce travail plus laborieux de transparence et de communication des charges s’il veut les récupérer. Des charges insuffisamment justifiées pourraient autoriser le preneur à ne pas régler ce qui n’est pas justifié. Le juge pourrait lui donner raison en refusant la récupération des charges insuffisamment justifiées.

Le locataire doit se garder de se montrer trop confiant en refusant de payer pensant qu’il est dans son bon droit. Un formalisme s’impose. Il est plus que recommandé de solliciter l’assistance d’un professionnel du droit avant de prendre une décision qui pourrait déboucher sur un autre type de contentieux : le commandement de payer visant la clause résolutoire du bail pour défaut de paiement des charges.

Enfin, les magistrats de la Cour de cassation ont eu une « attention » pour le bailleur. Le bailleur qui ne communique pas l’état récapitulatif des charges dans le délai légal n’est pas sanctionné. Il n’est pas contraint à restituer les provisions sur charges versées s’il justifie de l’existence et du montant des charges exigibles même tardivement.

S’agissant de la règle probatoire, l’arrêt du 29 janvier 2026 n’est pas révolutionnaire en soi au regard des principes de droit qu’il convoque, mais il a le mérite de remettre les pendules à l’heure en rappelant l’essentiel.

Merci à Maître Hadjaje du Cabinet WELAW pour ces explications.